Как сделать эффективную деловую презентацию?

Мы все примерно знаем, какого эффекта ждем от деловой или научной презентации, но результат усилий зачастую не оправдывает ожиданий. Это связано с несколькими ошибками при составлении презентаций.

Можно выделить несколько типичных ошибок, которые мы делаем при составлении презентации:

  1. Подбор и распределение информации в презентации. Трудности возникают с подбором релевантной для слушателя информации. Например, вы можете гордиться тем, что представляете компанию с 50 филиалами по стране, но если ваша аудитория — айтишники, то им будет важнее знать, какие фишки вы применяете в организации IT процессов, или каков ваш уровень автоматизации.
  2. Неверное определение акцентов. Каких выводов вы ждете от аудитории? Чем вы хотите ее впечатлить? Расставьте акценты так, чтобы аудитория понимала, к чему вы клоните. Например: вместо того, чтобы говорить об общих оборотах компании, скажите, что дневной сбой в работе вашего отдела будет стоить компании 200 миллионов, и уже будет понятно, какая ответственность на вас лежит, или какие риски вы предлагаете минимизировать.
  3. Неправильно подобранное оформление информации. Нет смысла сопровождать информацию о количестве сотрудников нефтегазовой компании фотографией трубопровода, а блок-схему взаимодействия отделов нельзя представлять пустыми прямоугольниками из PowerPoint. Если вы уверены, что ваша иллюстрация имеет буквальное значение, связанное с текстом, включайте ее в презентацию. Картинки не должны «создавать атмосферу» — они должны буквально прочитываться, или на крайний случай — объясняться. Так что иногда лучше оставить просто текст.
  4. Недостаточная или избыточная насыщенность слайда информацией. «Простыня текста» — страшно, а уж если она идет желтым «нортоновским» шрифтом на синем поле, то это вообще убийственно. Думаете такого сейчас уже нет? А вот есть! «Веселые картинки», стремление представить все в иллюстрациях с минимумом слов — тоже бич современных презентаций. Если аудитория захочет посмотреть картинки, они пойдут и купят себе журнал! Соблюдайте баланс между информацией и иллюстрациями. Если картинка сама по себе не является информацией, отводите ей второстепенную роль.
  5. Отсутствие связи между блоками информации. Когда один слайд сменяет другой, у аудитории должно возникать ощущение, что сейчас они получают ответ на вопрос, который сами могли бы себе задать по предыдущему слайду. Но часто слайды идут как список, через запятую. Внимание теряется, интереса нет. Самые простые принципы последовательной организации информации — хронологический (что было раньше, что сейчас, что потом), иерархический (от общего к частному, от главного к второстепенному или в обратном порядке), логический (посылки для умозаключения, потом вывод), причинно-следственный (действие-результат, или проблема- решение). Их можно объединять, и даже немного нарушать, но так, чтобы это было осознанным выразительным приемом, а не просто потому что так получилось.

Откуда берутся ошибки в презентации?

Может показаться, что у этих ошибок разный источник, но на самом деле он один: мы забываем о слушателе. Мы привыкли оценивать качество презентации с точки зрения полноты информации, или того, насколько точно сформулировали свою мысль, и никто не думает о том, как слушатель будет воспринимать все, что мы показываем. Чтобы встать на место зрителя, нужно обладать опытом, но в первую очередь, желанием смотреть глазами другого человека.

Как избежать ошибок на этапе подготовки презентации?

Составить презентацию вместе со специалистом по текстам и вербальной коммуникации, или обсудить и отредактировать ее с ним же. Брать напарника из коллег — бессмысленно. Ваш коллега «в теме», и не может дать объективной оценки тому, что видит и слышит. Никто не застрахован от когнитивных искажений, и если вы будете спрашивать его мнение о знакомой информации, ему будет «все нормально», или в поисках ошибок он будет придираться к незначительным деталям.

Как специалист-лингвист поможет помочь в работе над презентацией или улучшить существующую презентацию?

Главное — он сможет дать вам обратную связь по последовательности и содержанию блоков, показать места, где нарушается логика или последовательность предъявления информации, показать несоответствие между оформлением текста и его содержанием, разгрузить избыточные слайды и дополнить пустые.

Должен ли он быть специалистом именно в вашей области? Нет. Хорошо, когда человек достаточно эрудирован во многих вещах – это способствует гибкости мышления в принципе, но излишнее погружение в вашу тему будет только мешать воспринимать презентацию структурно, с точки зрения ее эффективности как средства коммуникации.




 


Комментарии:

Нет комментариев

Оставить комментарий